Vad det är
Mötet tar tio minuter och följer samma ordning varje dag: hur gick det i går, vad hände, vad gör vi åt det, och vad behöver vi hjälp med. Tavlan står för frågorna. Siffrorna är gröna eller röda, avvikelserna står i en lista, och åtgärderna har ansvarig och datum.
Det viktiga är inte tavlan utan rytmen. Samma tid, samma plats, samma frågor. Då blir ett rött värde något man pratar om samma dag, inte något som upptäcks i månadsrapporten.
Lika många möten som nivåer
Antalet nivåer följer organisationen. Ett mindre bolag med en verkstad klarar sig ofta med två: skiftet och ledningen. En stor fabrik kan ha sex eller sju, från cellen vid maskinen till platsledningen. Namnen skiljer sig också. Mötena kallas tier-möten, tavelmöten, pulsmöten eller morgonmöten, och den som leder dem kan vara skiftledare, arbetsledare, förman, teamledare eller något annat. Använd de namn ni redan har.
Det som är lika är ordningen, räknat nerifrån:
- Närmast arbetet. De som gör jobbet och den som leder skiftet. Gårdagens utfall mot plan, säkerhet, kvalitet och dagens bemanning. Fem till tio minuter, varje dag.
- Varje nivå uppåt. De som leder nivån under. Det som eskalerats underifrån, resurser mellan grupper och åtgärder som dragit ut på tiden.
- Högst upp. Den som kan besluta om pengar, personal och prioritering mellan delarna av verksamheten.
Mötena ligger efter varandra, nerifrån och upp, så att det som kom upp närmast arbetet hinner till nästa möte samma dag. Det är vanligt att räkna nivåerna som tier 1, 2, 3 och så vidare, med tier 1 närmast arbetet.
Regeln är att ett ärende går uppåt bara när nivån under inte kan lösa det själv, och att nivån över alltid svarar. Annars slutar folk eskalera.
Eskalering med svar
Eskaleringen är det som gör mötena till ett system. En avvikelse, en åtgärd eller ett förbättringsförslag som en nivå inte rår på lyfts till nivån ovanför med en fråga: vad behöver vi? Nivån ovanför svarar, eller lyfter vidare. Svaret kan vara en åtgärd eller en A3 som nivån ovanför tar på sig. Svaret ska synas där frågan ställdes, så att de som frågade vet att de blev hörda.
Det som ofta går fel är att svaret stannar i ett mejl eller i huvudet på chefen. Då står frågan kvar på tavlan i veckor, och nästa gång låter man bli att fråga.
Så ser det ut i Leanova
Organisationen är ett träd med så många nivåer ni behöver, och ni namnger grenarna själva: fabrik, avdelning, team, linje eller det ni kallar dem. Varje gren har sina tavlor, och varje tavla visar grenens eget läge. En avvikelse eller en åtgärd eskaleras från formuläret till valfri nivå ovanför, med svar senast och en ansvarig för svaret. Komponenten Eskaleringar på tavlan visar det som kommit till oss, det som ligger uppåt och de svar som kommit tillbaka. Svaret kvitteras av den som frågade.
Startsidans kort Eskalerat hit är mötets inkorg: det som väntat längst står först. Information ovanifrån på tavlan visar meddelanden från nivåerna ovanför, så att alla ser vad som gäller utan att leta.
Läs mer i Avvikelser, åtgärder och uppföljning.
