Hjulet
- Planera. Vad är problemet, vad tror vi hjälper, hur vet vi om det fungerade?
- Genomför. Testa i liten skala, på en linje eller ett skift.
- Kontrollera. Jämför med före. Blev det som vi trodde?
- Agera. Fungerade det: gör det till standard och sprid det. Annars: nytt varv med det ni lärde er.
Det vanligaste felet är att hoppa från Planera till Agera: besluta, införa överallt, gå vidare. Då vet ingen om det hjälpte.
Förslag från golvet
De flesta förbättringar börjar som ett förslag från den som gör jobbet. Förslaget ska vara lätt att lämna, synligt på tavlan och få ett besked. Ett förslag som försvinner i en låda är det sista förslaget från den personen.
Ge varje förslag ett beslut inom en vecka, till exempel på ett kort förbättringsmöte en gång i veckan. Två frågor räcker för att bestämma: hur mycket jobb och pengar kräver det, och hur mycket bättre blir det? Det som kräver lite görs nu, av teamet självt. Det som kräver mer men ger mycket planeras och prövas med PDCA. Resten tas upp igen senare, med ett datum, eller avslås med ett skäl till den som föreslog. Ser det inte ut att löna sig: prata med den som föreslog först. Ofta finns en enklare variant.
Mycket är redan gjort när det skrivs ner. Skriv ner det ändå, så att andra linjer ser det och teamet ser hur mycket det blir på ett år.
Värde i kronor
Skriv ett förväntat värde när förslaget bedöms, grovt räknat: timmar per år gånger timkostnad, kilo svinn gånger pris, antal ställ gånger minuter gånger maskintimkostnad. När förbättringen är genomförd skriver ni det uppnådda. Summan per år, per avdelning, är den siffra som gör att förbättringsarbetet får tid på nästa budgetmöte.
Så ser det ut i Leanova
Ett förslag lämnas på tavlan, på sidan Förbättringar eller från en avvikelse. Det frågar vad ni föreslår och vad problemet är i dag, men inte mål eller värde: de kommer när förslaget bestäms. På ett linjekonto väljer man vem som föreslår, en person eller ett skrivet namn, och beskedet kommer både till personen, om hen har ett konto, och till linjekontot. Kvittot säger när teamet bestämmer: Tack, Jonas! Förslag 661 är skickat. Teamet bestämmer senast fre 14 nov, på förbättringsmötet. Är förbättringen redan gjord väljer man Redan gjort och skriver vad som gjordes, så är den genomförd direkt.
På sidan Förbättringar står förslagen under Att besluta, äldst först och med hur länge de har väntat, och det är där förbättringsmötet arbetar. Teamledarna ser samma lista i Min översikt. Bestäm öppnar ett kort med de två frågorna, en ägare (en person, aldrig linjekontot) och fyra vägar: Gör nu med ett datum, Planera, Senare med ett datum att ta upp förslaget igen, och Avslå med ett skäl, som bara teamledare och administratörer väljer. Svaren föreslår en väg, men ni väljer fritt. Den som föreslog får beskedet som notis. Kräver förslaget ett beslut ovanför teamet, för att det kostar mer eller rör ett annat team, finns Eskalera för beslut i kortet: förslaget står kvar som Ny tills svaret kommit.
En förbättring är Ny, Parkerad, Pågående eller Stängd, och inne i Pågående står steget i PDCA. Gör nu stängs med Klart och några ord om vad som gjordes. Varje förbättring har en PDCA-snurra, ett hjul i fyra delar där steget som pågår är fyllt. På förbättringstavlan och i Min översikt flyttar ett tryck på snurran förbättringen till ett annat steg. I Agera börjar Börja varv 2 ett nytt varv, och förra varvets anteckningar sparas. En stängd förbättring har ett utfall, till exempel Genomförd med Fungerade, Delvis eller Fungerade inte från Kontrollera, Genomförd direkt eller Avslagen med skälet.
Förbättringstavlan är en kanban med kolumnerna Förslag, Planera, Genomför, Kontrollera, Agera och Genomförd, där ett kort dras till nästa steg. Gör nu står i Genomför med sitt datum, och ett parkerat förslag i Förslag med dagen det tas upp igen. Värdet skrivs i kronor, timmar och kilo per år: förväntat när förslaget bedöms, uppnått när det är genomfört. Komponenten Förbättringsanalys visar uppnått mot förväntat per gren, till exempel per team i en fabrik.
Samma snurra står på SMED-studier. En A3 visar steget i ord i stället, till exempel Steg 3 av 7: Fiskben.
