Huvudsteg, nyckelpunkter och varför
TWI Job Instruction, från 1940-talet och fortfarande det som fungerar bäst, delar upp varje arbete i tre spalter:
- Huvudsteg: vad som görs, ett logiskt steg i taget.
- Nyckelpunkter: hur det görs, det som avgör om det blir rätt. Säkerhet, kvalitet, eller något som gör det lättare. Högst tre per steg, annars är steget för stort.
- Varför: skälet till varje nyckelpunkt. Den som vet varför gör rätt också när situationen är ny.
En OPL, en enpunktslektion, tar en nyckelpunkt och visar fel – gör ej bredvid rätt – gör så här, med bild. Den hänger vid maskinen och tar två minuter att gå igenom.
Versioner och fyra ögon
En standard som ändras i tysthet är ingen standard. Varje ändring är en ny version med en kommentar om vad som ändrats och varför, och den granskas och fastställs av två olika personer innan den gäller. En mindre uppdatering räcker att läsa och kvittera. En större processändring går man igenom vid maskinen.
Varje gällande version har ett datum för nästa översyn. En standard som ingen tittat på på två år stämmer sällan.
Flaggan från golvet
Den som gör jobbet ser först när instruktionen inte stämmer. Det ska vara ett tryck att säga det: det här steget är inte säkert, tiden stämmer inte, jag har ett bättre sätt. Flaggan går till dokumentets ägare, och nästa version säger vilka flaggor den åtgärdade.
Så ser det ut i Leanova
Standarder finns i kärnan. En SOP skrivs enligt TWI med roll, tid, bilder med markeringar och länkade OPL:er. Versionerna går utkast → under granskning → gällande → arkiverad, och godkännandet med fyra ögon hålls av databasen: två olika personer, minst en som inte skrivit i versionen. Jämförelsen mellan versioner visar ändrade, nya och flyttade steg, och föreslår större processändring när steg tagits bort eller en säkerhetspunkt ändrats.
På golvet visas SOP:en som Steg för steg med stora bilder eller som Checklista med pit-stop-timer mot målet. ⚑ på varje steg rapporterar en risk, en avvikelse eller ett förslag. I 14 dagar efter en ny version säger sidan vad som ändrats. Fliken Kopplingar visar varifrån dokumentet kom (en SMED-studie eller en A3), rundorna som kontrollerar det och hur många som är uppdaterade på versionen.
Med kompetensmatrisen markeras de som är upplärda på en äldre version, och med Rundor läggs en LPA-fråga på det ändrade steget.